会议(yì)是工作中(zhōng)不可缺少的一环(huán),而企业内部的议事会(huì)议(yì)可能经常会遇到以下情况:
1. 有些人(rén),特别是有些领导(dǎo),在会(huì)议上一说(shuō)起来就没(méi)完,导致其(qí)他很多人没(méi)有发言机会或者不敢表(biǎo)达自己的(de)观(guān)点;
2. 在讨论某个(gè)问题的时(shí)候,还(hái)没有对该问题形成结论(lùn),又开始讨论另外的问题,一次会议下来,讨论很(hěn)激烈,最后却是很多问题都(dōu)没有解(jiě)决,而(ér)且还发现了更(gèng)多新问题;
3. 会议上(shàng)的讨论很激烈(liè),大家(jiā)都争着发(fā)言,往往不等一个人说(shuō)完就打断(duàn)别人的话,急于表达自己的观点,缺(quē)乏认真(zhēn)聆听和理解,放弃彼此间(jiān)的沟通,大家很难(nán)达成一致意见;
4. 激(jī)烈的观点(diǎn)冲(chōng)突逐(zhú)渐演变为意气之争、人身攻击(jī)、恶语(yǔ)相向,进而恶化(huà)人际关系,给以后工(gōng)作间的合作带来(lái)困难。
以上种种,导致企业的议事会议效(xiào)率低下。而不少企业把(bǎ)该现象的缘由归结为企业文化,认为积(jī)重(chóng)难(nán)返,无法改变。果真如此吗?
“文化和规则是同一个硬币的两面(miàn),规(guī)则可(kě)以重(chóng)塑文(wén)化!”偶(ǒu)然看到这句话,我(wǒ)很激动,立刻把这句(jù)话记录下来,并结合自己的困(kùn)惑(huò)和经验来理解并实践(jiàn)这句话。
我们有议事(shì)规则吗?我(wǒ)们需要议事规则吗?我们需要什么样的(de)议事(shì)规则?我们能够一贯(guàn)地执行既定(dìng)的议事规则(zé)并据此来重塑我们的(de)文化吗?……
经过思考(kǎo)和(hé)总结(jié),针对以上在(zài)议(yì)事会议中遇(yù)到(dào)的问(wèn)题,我(wǒ)们(men)可以制(zhì)定以下议事规则:
1. 限时限(xiàn)次规则:同一个问(wèn)题,每个(gè)人(rén)的(de)发言次数和发言时间受限。一方(fāng)面(miàn)保障(zhàng)参会(huì)人员的发言议事权利,另(lìng)外一方面也促(cù)使发(fā)言人(rén)简练而清晰(xī)地表达自己的观点。
2. 发言完整规则:不得打断别人(rén)的正当发(fā)言。让与会人员学会聆听、思考和记(jì)录,并尊重其他与会人员。
3. 一时一(yī)件规则:同一时刻(kè)只(zhī)能处理一个问题。一旦在讨论某(mǒu)个问题时发现其他相(xiàng)关问题,仅仅在(zài)记(jì)录相关问题后继(jì)续本(běn)问题的(de)讨论,直到该问题形(xíng)成(chéng)结论(lùn)后再进行(háng)其他(tā)问(wèn)题的讨论。
4. 文明表达规则:禁止人身攻击、禁(jìn)止怀疑动机或偏好(hǎo)。明确与会人员的平等身份,鼓(gǔ)励与会人(rén)员充分(fèn)表达观点,养成对事不对人的观点(diǎn)表达(dá)方式。
一旦制定(dìng)以上议事规(guī)则,那真正贯彻落实这些(xiē)规则是解决问题的关键,而(ér)指定合适的规(guī)则执行责任人则是关键之关键。规则(zé)执行(háng)责(zé)任人一(yī)般是议事会议的主(zhǔ)持人,由熟悉(xī)议事规则且能够公正(zhèng)执行的人员(yuán)负责,且最好不是本次议事的责任领导。
主持人需要遵循主(zhǔ)持中立规则:主持人不得(dé)发表议事的意见,不(bú)得总结别人的发言,必须对所有参会人员的行为保持中立(lì)和公正(zhèng)。
议(yì)事规(guī)则要获(huò)得顺(shùn)利执行并产生积极效果,还需要所有参与议事的(de)人员(yuán)认同并尊重规则,主持人(rén)要及时制止(zhǐ)甚(shèn)至(zhì)惩戒破(pò)坏规则的行为,以(yǐ)保证规则(zé)被真(zhēn)正地执(zhí)行,树(shù)立大家对(duì)规(guī)则的信(xìn)心。这(zhè)样持续下(xià)去,企(qǐ)业文(wén)化也会在规(guī)则(zé)的执行过(guò)程中潜移默(mò)化地被重塑。
改变有(yǒu)时(shí)候很简单,欠缺的只是对(duì)规则的坚持和执着。